6 κρίσιμες ταξιδιωτικές συμβουλές για προγραμματιστές εκδηλώσεων στο δρόμο

Τελευταία ενημέρωση στις 20 Δεκεμβρίου 2022 με Rodrigo @ OutofYourComfortZone

Ως επαγγελματίας προγραμματιστής εκδηλώσεων, θα πρέπει πάντα να έχετε μια νοοτροπία προσανατολισμένη στη λύση. Είτε αντιμετωπίζετε προβλήματα προμηθευτών, αλλαγές της τελευταίας στιγμής ή θορυβώδεις επισκέπτες, το να μπορείτε να σκεφτείτε επί τόπου και να καταλήξετε σε ένα σχέδιο είναι κρίσιμο για μια επιτυχημένη εκδήλωση.

Ενώ κάθε εκδήλωση θα παρουσιάζει τη δική της σειρά θεμάτων, υπάρχουν μερικά που είναι πιο διαδεδομένα από άλλα, τα οποία θα συζητήσουμε με περισσότερες λεπτομέρειες. Ωστόσο, μερικά κοινά παραδείγματα των θεμελιωδών τύπων ζητημάτων που προγραμματιστές εκδηλώσεων τυπικά επίλυση περιλαμβάνουν:

• Θέματα προϋπολογισμού
• Θέματα καιρού
• Προβλήματα χώρου
• Δυσκολίες με την τεχνολογία
• Μη εμφανίσεις ή ακυρώσεις
• Συγκρούσεις στις αλλαγές χρονοδιαγράμματος.

Ο προγραμματισμός τοπικών εκδηλώσεων είναι αρκετά δύσκολος όπως είναι. Πάρτε αυτά τα logistics στο δρόμο και ως προγραμματιστής εκδηλώσεων, θα έχετε τα χέρια σας γεμάτα. Στο τέλος της ημέρας, να έχετε κατά νου ότι αυτά είναι μόνο μερικά παραδείγματα. Η αλήθεια είναι ότι ως προγραμματιστής εκδηλώσεων, πρέπει να είσαι πάντα προετοιμασμένος για οτιδήποτε.

Παρακάτω, έχουμε παραθέσει έξι συμβουλές για το πώς να λύσετε μερικές προβλήματα προγραμματισμού εκδηλώσεων και θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε τέλεια την επόμενη εκδήλωσή σας, οπότε μείνετε μαζί μας για να μάθετε περισσότερα!

1. Επιλέξτε τον τέλειο χώρο

Η επιλογή του χώρου εκδηλώσεων είναι μια από τις πιο σημαντικές αποφάσεις που θα πάρετε όταν σχεδιάζετε τον τέλειο χώρο. Εάν πρόκειται για εταιρική εκδήλωση, η τοποθεσία και το μέγεθος είναι απαραίτητα. Ωστόσο, Εάν πρόκειται για γάμο ή άλλη οικεία εκδήλωση, η ατμόσφαιρα μπορεί να είναι πιο σημαντική από την τοποθεσία.

Για να κατανοήσετε τι ψάχνετε, κάντε μια λίστα με τις δυνατότητες που χρειάζεστε για κάθε τύπο εκδήλωσης και προσπαθήστε να τις εφαρμόσετε όσο το δυνατόν περισσότερο.

2. Επιλέξτε ένα κατάλληλο θέμα

Η επιλογή ενός συγκεκριμένου θέματος για πάρτι θα διευκολύνει πολύ τον προγραμματισμό του πάρτι. Θα παρέχει περισσότερη καθοδήγηση σχετικά με τα σκηνικά για πάρτι που θα χρησιμοποιήσετε, τα χρώματα που θα επιλέξετε και ακόμη και τον ενδυματολογικό κώδικα.

Αφού αποφασίσετε για το θέμα του πάρτι σας, μπορείτε να αρχίσετε να ανεβαίνετε και να επιλέξετε διακοσμητικά, σερβίτσια και άλλα αντικείμενα που ταιριάζουν με το θέμα της εκδήλωσής σας.

Όταν αποφασίζετε για αυτά τα στοιχεία, επιλέγετε σερβίτσιο μιας χρήσηςόπως πιρούνια μιας χρήσης, μαχαίρια, πιάτα και φλιτζάνια όχι μόνο θα σας βοηθήσουν να ταιριάξετε τα πάντα με το θέμα σας, αλλά θα κάνουν τη διαδικασία καθαρισμού πολύ πιο εύκολη και θα σας βοηθήσουν, ως προγραμματιστής εκδηλώσεων, να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο.

3. Μείνετε οργανωμένοι

Ως προγραμματιστής εκδηλώσεων στο δρόμο, αυτή είναι ίσως η πιο κρίσιμη συμβουλή από όλες. Εάν χάσετε την επαφή με άλλα μέλη της ομάδας της εκδήλωσής σας ή χειριστείτε εσφαλμένα ταξιδιωτικές κρατήσεις, εισιτήρια τρένων ή κρατήσεις ξενοδοχείων, μπορεί να είναι καταστροφικό. Οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να προκαλέσει ένα φαινόμενο ντόμινο και να εκτροχιάσει ολόκληρο το συμβάν.

Το να κάνετε όλους στην ομάδα σας να χρησιμοποιούν τα ίδια κινητά τηλέφωνα μπορεί να είναι μια απλή λύση. Θα μπορούσατε επίσης να κρατήσετε όλα τα σημαντικά έγγραφα σε μία τοποθεσία.

Επιπλέον, εάν ταξιδεύετε μεγάλη απόσταση, βεβαιωθείτε ότι τα μέλη της ομάδας κάνουν check-in την καθορισμένη ώρα και ούτω καθεξής. Ως αποτέλεσμα, αυτές οι λίγες προκαταρκτικές προετοιμασίες θα εγγυηθούν μια επιτυχημένη διοργάνωση στο τέλος.

4. Magic Lies στις λεπτομέρειες

Σκεφτείτε οτιδήποτε και τα πάντα μέχρι την παραμικρή λεπτομέρεια εάν θέλετε να εκπλήξετε τους καλεσμένους σας: πώς εγγράφονται, ποιος θα χαιρετήσει τους παρευρισκόμενους και πώς, ποια μουσική θα παίζει, έχετε μια ενδιαφέρουσα γωνιά φωτογραφιών, πώς είναι ντυμένη η ομάδα σας και ακόμα και τι να κάνεις στα διαλείμματα.

Κατά την εγγραφή, για παράδειγμα, οι συμμετέχοντες θα μπορούσαν να έχουν την επιλογή να παρακολουθήσουν ένα σύντομο master class, να παίξουν παιχνίδια ή να παρακολουθήσουν ένα ενημερωτικό βίντεο. Εάν η εκδήλωση δεν είναι τόσο επίσημη, είναι υπέροχο να στήσετε ένα τραπέζι με ένα ποικιλία κρασιών κατά την εγγραφή, έτσι οι οινόφιλοι θα ενθουσιαστούν περισσότερο με την εκδήλωση.

Προσπαθήστε να καταπλήξετε τους ανθρώπους και να δημιουργήσετε ένα αποτέλεσμα wow υπερβαίνοντας τις προσδοκίες τους στις πιο κοσμικές καταστάσεις. Αυτό ακριβώς δίνει την ατμόσφαιρά του σε μια εκδήλωση.

5. Κρατήστε αντίγραφο ασφαλείας των πάντων

Εάν ένας παραθεριστής χάσει κάτι σημαντικό κατά τη διάρκεια των διακοπών, μπορεί απλώς να αφιερώσει χρόνο αναζητώντας έναν αντικαταστάτη. Ωστόσο, αυτή δεν είναι μια επιλογή για έναν προγραμματιστή εκδηλώσεων.

Ως αποτέλεσμα, βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας για όλα τα βασικά σας στοιχεία. Ακόμα καλύτερα, κρατήστε τα σε μια εντελώς ξεχωριστή κλειδωμένη τσάντα από τις υπόλοιπες αποσκευές σας για να μην μπερδεύονται.

6. Χρησιμοποιήστε βαλίτσες υψηλής ποιότητας ενώ ταξιδεύετε

Είναι γνωστό ότι η βαλίτσα σας θα υποστεί ζημιά όταν ταξιδεύετε με αεροπλάνο ή τρένο. Όσοι ταξιδεύουν συχνά σε εκδηλώσεις θα επωφεληθούν από την επένδυση σε μια βαλίτσα υψηλής ποιότητας μακροπρόθεσμα. Το πιο σημαντικό, θα φαίνεται επαγγελματικό στους πελάτες και θα διαρκέσει πολύ περισσότερο.

Εν συντομία…

Αυτές είναι οι προφυλάξεις που πρέπει να λάβετε, ως προγραμματιστής ταξιδιωτικών εκδηλώσεων, πριν οργανώσετε οτιδήποτε:

1. Επιλέξτε τον τέλειο χώρο
2. Επιλέξτε ένα κατάλληλο θέμα
3. μείνετε οργανωμένοι
4. Αν προσέξεις τις λεπτομέρειες
5. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας για τα πάντα
6. Χρησιμοποιήστε βαλίτσες υψηλής ποιότητας ενώ ταξιδεύετε

Τελικές σκέψεις

Ο προγραμματισμός εκδηλώσεων μπορεί να είναι μια πρόκληση. Ωστόσο, με αυτές τις συμβουλές, θα μπορείτε να προγραμματίσετε την επόμενη εκδήλωσή σας σε χρόνο μηδέν! Λάβετε υπόψη ότι είναι τα μικρά πράγματα που κάνουν ένα πάρτι αξέχαστο, από τη διακόσμηση και το φαγητό μέχρι τις ρυθμίσεις των καθισμάτων, προσπαθήστε να κρατήσετε τα πάντα υπό έλεγχο για μια επιτυχημένη εκδήλωση. Λάβετε υπόψη ότι η οργάνωση τέτοιων τεράστιων εκδηλώσεων είναι μια μορφή αυτοεπένδυση αφού θα δημιουργήσετε αξέχαστες αναμνήσεις!

Σχεδιάζετε το επόμενο ταξίδι σας;